Votre équipe a déjà un agenda, et elle le consulte tous les jours. Lui demander d'aller regarder un deuxième calendrier dans un autre outil ne fonctionnera pas, quelle que soit la qualité de cet outil.
La bonne approche est l'inverse : envoyer vos ateliers dans l'agenda que les gens utilisent.
Le principe du flux ICS
Un flux ICS est une adresse web qui décrit une liste d'événements dans un format standard, compris par Google Agenda, Outlook et Apple Calendar.
Vous vous y abonnez une fois. Ensuite, chaque nouvel atelier apparaît tout seul, et chaque modification de date se répercute sans que personne n'y touche.
Abonnement et non import : la différence essentielle
C'est la confusion la plus fréquente, et elle a des conséquences.
Importer un fichier crée une copie figée : si vous déplacez un atelier, votre agenda gardera l'ancienne date, et vous ne le saurez pas. S'abonner crée un lien vivant, qui se met à jour tout seul.
Cherchez toujours l'option « s'abonner à un agenda » ou « depuis une URL », jamais « importer ».
Le délai de rafraîchissement
Un point à connaître pour éviter les mauvaises surprises : les agendas ne se rafraîchissent pas instantanément. Google peut mettre plusieurs heures.
Ce n'est pas un défaut de votre outil. Pour un changement urgent, prévenez votre équipe par email plutôt que de compter sur la synchronisation.
Deux usages différents
Distinguez bien deux besoins qui n'ont pas le même public.
Le flux d'équipe donne la vue d'ensemble de la programmation, et il vit dans l'agenda partagé du service. Le fichier individuel, lui, permet à un participant d'ajouter une séance précise à son agenda personnel depuis son email de confirmation.
Une précaution de sécurité
Un flux d'agenda est accessible à qui possède son adresse. Ne le traitez pas comme un secret, et n'y exposez que ce qui peut l'être.
Concrètement, un flux public ne doit contenir que votre catalogue public, jamais les ateliers non listés ni des informations sur les participants. Un flux interne, lui, doit être protégé par une adresse non devinable.