Comment ça fonctionne
Vos ateliers se remplissent tout seuls.
Zenscription remplace le trio mails + tableur + WhatsApp par un seul outil que toute l'équipe utilise. Voici concrètement ce que ça change, chiffres à l'appui.
Un atelier, tâche par tâche : avant / avec
La liste vient du terrain : c'est très exactement ce que fait un référent aujourd'hui, atelier après atelier, entre Google Agenda, le téléphone et le tableur.
| La tâche | À la main | Avec Zenscription | Comment |
|---|---|---|---|
| Créer l'événement (agenda) + annoncer l'atelier au pôle | 15 min | 2 min | Création en 2 min, catalogue et flux agenda mis à jour automatiquement |
| Répondre aux appels/mails et inscrire les gens à leur place | 30 min | 0 min | Inscription autonome en ligne, sans compte, compteur de places en temps réel |
| Rappeler chaque inscrit (relances mail + SMS manuels) | 20 min | 0 min | Relances automatiques J-7, J-2, J-1, journalisées (SMS bientôt) |
| Gérer le complet, trouver des remplaçants | 10 min | 0 min | Liste d'attente automatique, promotion dès qu'une place se libère |
| Préparer et envoyer les documents avant l'atelier | 15 min | 3 min | Documents déposés sur l'atelier, partagés en 1 clic par lien sécurisé |
| Recopier la liste des inscrits + feuille d'émargement Word | 15 min | 1 min | PDF d'émargement pré-rempli généré en 1 clic |
| Envoyer les supports aux participants après l'atelier | 15 min | 2 min | Documents envoyés en 1 clic aux participants pointés présents |
| Reporter les présences dans le tableur de suivi | 10 min | 2 min | Pointage présent/absent en 2 clics, compteurs participants automatiques |
| Total par atelier | ≈ 2 h | 10 min |
≈ 2 à 6 journées
récupérées chaque mois
Selon l'intensité d'activité : ≈ 2 journées (~350 €) pour 2 ateliers par semaine, jusqu'à ≈ 6 journées (~1050 €) pour une équipe qui en anime 5. Dans les deux cas, l'abonnement à 69 € coûte ~166 minutes de temps salarié par mois, et en rend plusieurs journées.
30 % → 15 %
de no-show
Sans rappel, un inscrit sur trois ne vient pas. Avec des rappels systématiques à J-7, J-2 et J-1, les absences chutent, et les places libérées profitent automatiquement à la liste d'attente.
De l'idée à l'atelier plein
1. Créez l'atelier
Titre, date, lieu, nombre de places, animateur. Deux minutes, et il apparaît sur votre catalogue en ligne. Un atelier qui revient chaque semaine ? Repartez d'un atelier existant, changez la date : créé en 30 secondes, documents compris.
2. Partagez le lien
Lien court, QR code pour vos affiches, ou catalogue complet. Vos participants s'inscrivent seuls : nom, email, sans créer de compte, sans mot de passe.
3. Zenscription travaille
Confirmation immédiate par email, rappels automatiques à J-7, J-2 et J-1, liste d'attente qui se gère toute seule quand c'est complet. Vous ne touchez plus à rien.
4. Le jour J et après
Feuille d'émargement PDF prête à imprimer, pointage présent/absent en deux clics, envoi des documents aux participants présents en un clic, et le compteur d'ateliers de chaque participant se met à jour tout seul.
Pensé pour votre terrain
Zenscription n'est pas une billetterie événementielle : c'est le logiciel interne des équipes qui font vivre des ateliers et des événements toute l'année.
Référent·e RSA
Association d'insertion, CCAS, département
Vos bénéficiaires ont des obligations de participation. Chaque participant a un profil avec son compteur d'ateliers sur l'année et un objectif (ex. 6/an). Vous voyez en un coup d'œil qui est en retard sur son parcours, et les rappels automatiques font venir les absents.
Consultant·e création d'entreprise
BGE, couveuses, associations d'accompagnement
Vous animez des ateliers « business plan », « statuts », « premiers clients ». Publiez la session, envoyez le QR code, et retrouvez l'historique de chaque porteur de projet : qui a suivi quoi, qui relancer pour la suite du parcours.
MJC & centres sociaux
Ateliers réguliers, publics variés
Poterie le mardi, numérique le jeudi : chaque animateur gère ses ateliers, tout le monde voit le même agenda avec un code couleur par activité. Fini le classeur partagé et les doubles réservations.
Missions locales
Jeunes 16-25 ans en parcours
Ateliers CV, simulations d'entretien, informations collectives : les jeunes s'inscrivent depuis leur téléphone en 30 secondes, reçoivent les rappels par email, et les conseillers suivent la participation de chacun.
Centres de formation
Organismes de formation, formateurs
Sessions et modules, inscriptions et liste d'attente gérées seules. Feuille d'émargement PDF prête pour vos financeurs, présences pointées en deux clics, et l'historique de chaque stagiaire au même endroit.
Organisateurs d'événements
Consultants, réseaux, collectifs
Rencontres, conférences, journées portes ouvertes : publiez l'événement, partagez le lien ou le QR code, laissez les inscriptions et les rappels tourner seuls, et gardez qui vient d'un coup d'œil.
Avant / après
Aujourd'hui
Avec Zenscription
Un tableur partagé qui n'est jamais à jour
Un catalogue en ligne, compteur de places en temps réel
Des relances écrites à la main (SMS, mail), quand on y pense
J-7, J-2, J-1 envoyés automatiquement, journalisés
« Je ne savais pas que c'était complet »
Liste d'attente automatique + email dès qu'une place se libère
Copier-coller des noms dans Word pour l'émargement
PDF pré-rempli généré en un clic
Envoyer les documents à chacun après l'atelier
Documents envoyés en un clic aux participants présents
Recréer chaque semaine le même atelier de zéro
Reprendre un atelier existant : la date change, le reste est prêt
Impossible de dire combien d'ateliers a suivi M. Diallo
Profil participant avec compteur année/total et objectif
Une seule personne « qui sait » gère tout
Toute l'équipe voit le même agenda et reçoit un email à chaque nouvelle date : zéro déperdition d'info
Tout est inclus, dès le premier prix
Pas de module « catalogue » en option, pas de facturation au siège : 69 € / 89 € / 149 € par mois (TVA non applicable) selon la taille de l'équipe, et c'est tout.
Catalogue public d'ateliers
Inscription sans compte
Liste d'attente automatique
Emails de confirmation & désinscription en 1 clic
Relances automatiques J-7 / J-2 / J-1
Feuille d'émargement PDF
Profils participants & compteur d'ateliers
Agenda d'équipe
Liens courts + QR codes
Tableau de bord
Anonymisation RGPD à la demande
Ateliers récurrents et modèles
Visibilité du catalogue au choix
Synchronisation agenda (Google, Outlook, Apple)
Espace participant (optionnel et gratuit)
Notification équipe à chaque désinscription
Alerte aux inscrits en cas de modification
Rappels et digest pour l'équipe
Alerte remplissage
Relance des absents (en option)
Export des inscrits en CSV
Purge RGPD automatique
Grille tarifaire pilotée en super admin
Documents d'atelier
Comptes équipe, rôles et invitations
Notification d'équipe à chaque nouvel atelier
Un catalogue par structure
Adresses d'ateliers lisibles
La suite (SMS, export financeurs, paiements…) est publique : consultez la roadmap.
Ils nous font confiance
Programme pilote en cours
Secteur insertion & médico-social
Votre structure ?
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Questions fréquentes
Mes participants doivent-ils créer un compte ?
Non : l'inscription se fait sans compte (nom, email, c'est tout), et ça ne changera jamais. Ceux qui le souhaitent peuvent accéder à un espace personnel gratuit et optionnel, via un simple lien reçu par email (aucun mot de passe) : formulaire pré-rempli, historique de participation et compteur d'ateliers. Toujours gratuit côté participant.
Puis-je partager des documents avec les participants ?
Oui : déposez vos supports (PDF, PowerPoint, Word...) sur l'atelier, puis envoyez-les en un clic aux participants que vous avez pointés présents. L'envoi passe par un lien de téléchargement sécurisé : vos fichiers restent chez vous, jamais exposés publiquement.
Puis-je contrôler qui voit mon catalogue ?
Oui, trois modes : public (visible et référencé), non listé (accessible uniquement via votre lien ou QR code), ou protégé par un code d'accès que vous partagez à vos bénéficiaires. Et chaque atelier peut individuellement être « non listé ».
Ça se synchronise avec Google Agenda ?
Oui : votre agenda d'équipe s'abonne au flux Zenscription (Google Agenda, Outlook, Apple Calendar) et les ateliers apparaissent et se mettent à jour automatiquement. Chaque participant peut aussi ajouter son atelier à son agenda personnel en un clic depuis l'email de confirmation.
Et les données personnelles (RGPD) ?
Le secteur social manipule des données sensibles : consentement explicite à l'inscription, aucune donnée personnelle dans les liens, durée de conservation configurable, et anonymisation définitive d'un participant en un clic.
Combien de temps pour démarrer ?
Une demi-journée : on configure vos services et thématiques ensemble, vous créez vos premiers ateliers, et le lien du catalogue part dans votre prochaine communication.
Y a-t-il un engagement ?
Non. 30 jours d'essai gratuit, puis un abonnement mensuel sans engagement. 1 mois offerts si vous passez à l'année.
On gère nos ateliers dans Excel depuis des années. La migration est compliquée ?
Non : il n'y a rien à migrer pour démarrer. Vous créez vos prochains ateliers dans Zenscription et le lien remplace votre prochain mail d'annonce. Vos historiques Excel restent chez vous ; l'import des participants existants (CSV) arrive sur la roadmap.
Combien d'utilisateurs peuvent travailler en même temps ?
Toute l'équipe : chaque référent ou animateur a son compte, gère ses ateliers et voit l'agenda commun. Dès qu'un salarié programme une date, les autres reçoivent un email : personne ne rate une information. La tarification dépend de la taille d'équipe, jamais des fonctionnalités : pas de facturation au siège qui explose.
La feuille d'émargement convient-elle pour Qualiopi ou un financeur ?
Oui : en-tête complet (structure, atelier, date, lieu, animateur), participants pré-remplis, colonnes Présent/Absent et Signature. Vous pouvez aussi exporter la liste des inscrits en CSV pour vos bilans, et les exports « financeurs » enrichis arrivent en V2.
Où sont hébergées les données ?
Sur des serveurs en Union européenne, conformément au RGPD. Chaque structure est cloisonnée : vos données ne sont jamais visibles d'une autre organisation, et vous restez propriétaire de vos données (export possible, suppression sur demande).
Et les rappels par SMS ?
Les relances email sont illimitées et incluses. Les SMS arrivent en V2 (le SMS a un coût externe réel, il sera facturé à prix coûtant). En attendant, les emails automatiques J-7/J-2/J-1 font déjà chuter les absences.
Peut-on être accompagnés au démarrage ?
Oui : une demi-journée de prise en main avec votre équipe (configuration des services et thématiques, premiers ateliers, bonnes pratiques de communication) est incluse pour les structures du programme pilote.
On en parle 30 minutes ?
Une démo avec vos vrais cas d'usage, sans engagement. 30 jours d'essai gratuit ensuite.